Libor Kubín În ultima vreme s-a vorbit mult despre metoda GTD – Getting Things Done, care ajută oamenii să fie mai productivi, să-și gestioneze munca și viața personală. Pe 27 aprilie, în Cehia va avea loc prima conferință despre această metodă, iar Jablíčkař.cz l-a invitat la interviu pe unul dintre cei mai cunoscuți. Lukáš Gregor, profesor, editor, blogger și, de asemenea, lector GTD.
Salutări, Lukas. Să spunem că nu am auzit niciodată de GTD. Ne puteți spune, ca laici, despre ce este vorba?
Metoda Getting Things Done este un instrument care ne permite să fim mult mai productivi. Se bazează pe faptul că, în ciuda faptului că creierul este un organ fascinant, are anumite limitări pe care noi înșine le boicotăm (sau nu suntem conștienți). De exemplu, prin inundarea sau mai degrabă plivindu-l din motive complet de neînțeles. Într-o astfel de stare, cu greu poate fi folosit la întregul său potențial în timpul proceselor creative, când se gândește, când învață și nici măcar nu poate să se odihnească complet. Dacă ne ajutăm capul de la balast (adică: din lucruri pe care nu prea trebuie să le purtăm în cap), facem primul pas spre a fi eficienți.
Iar metoda GTD oferă îndrumări în doar câțiva pași pentru a ajunge la acea stare de calm și capacitatea de concentrare. Cum să-ți limpezești capul folosind snooze articole în așa-numita cutie poștală și cum să vă organizați toate proiectele și „sarcinile”, fie ele personale sau legate de muncă, într-un sistem clar.
Cui i se adresează metoda, cui poate ajuta?
Îmi face gura apă că se potrivește pentru fiecare, are dezavantajele sale. Dacă îl privesc prin diferite tipuri de joburi, cele care se bazează în esență pe acuitate și răspuns la mediu (de exemplu pompieri, medici, dar și suport tehnic variat, oameni la telefoane...) vor putea doar să folosească o fracțiune din metodă, sau pur și simplu vor folosi metoda pentru dezvoltarea lor personală, la nivel personal. Și, de asemenea, nu este o metodă pentru toată lumea, pentru că există oameni cărora orice ordine, sistematizare le înspăimântă sau pur și simplu îi paralizează chiar mai mult decât haosul.
Și de fapt încă o categorie – cu siguranță nu este pentru cei care își încadrează toate necazurile în metodă cu propria lor voință slabă, crezând că îi va ajuta singuri, poate chiar să ducă o viață mai fericită...
Toate celelalte grupuri de persoane pot începe cu GTD.
Există și alte metode similare? Dacă da, cum le-ați compara cu GTD?
Este nevoie să demitificăm oarecum GTD. Fără să pătrundem în istoria considerațiilor de productivitate, au existat, în mod înțeles, încercări de a rezolva problemele de gestionare a timpului de mult timp (da, încă din Grecia antică). Deși GTD nu este direct despre asta, nu este nici un miracol nou, un medicament pe care David Allen l-ar fi inventat din senin prin experimente frenetice în laborator. Metoda conține mai mult bun simț decât experimentare, aș îndrăzni chiar eretic să spun acea etichetă metodă îi dăunează într-un fel și aș sublinia doar acest aspect unelte a succesiunea logică a pașilor, care poate ajuta.
Sugerez doar că există cu siguranță unele similare metode, abordări care vorbesc despre cum să-ți rezolvi cât mai bine „datoriile”, unii au astfel de metode fără să le citească de nicăieri, doar se gândesc la asta. (De altfel, femeile conduc în această direcție.) Dar dacă ar fi să găsesc pe altcineva pe loc instrument, care se aplică direct la GTD, cu siguranță ar fi metoda ZTD (Zen To Done, tradus ca Zen și făcut aici). Este o soluție potrivită dacă o persoană a mirosit deja GTD și a început să rezolve problema prioritizării sarcinilor, pentru că Leo Babauta a combinat GTD cu abordarea lui Stephen Covey și a formulat totul în așa fel încât să fie simplu. Sau o soluție potrivită dacă nu vrea să rezolve GTD, nici nu vrea să-l citească pe Covey, este mai degrabă un freelancer, o ființă minimalistă.
Deci, care este primul pas pe drumul către GTD dacă îmi dau seama că vreau să fac ceva cu timpul și sarcinile mele?
Recomand întotdeauna începătorilor să facă cel puțin două, trei ore des pentru o liniște completă. Cântă muzică bună, poate deschide o sticlă de vin. Luați o foaie de hârtie și scrieți-le pe toate pe ea, fie în puncte, fie folosind o hartă mentală proiectie, la care lucrează în prezent. Profitați la maximum din cap. Poate că așa-numitele domenii de interes (= roluri) pe care îmi place să le folosesc, de exemplu angajat, soț, tată, sportiv... și proiecte individuale sau grupuri/liste de sarcini, vor ajuta și ele.
De ce toate astea? La urma urmei, odată ce vei scoate aceste elemente de bază din cap, vei putea începe să practici GTD. Începeți să amânați, înregistrați stimulul primit și apoi atribuiți-l proiectului pe care l-ați marcat deja la sortare.
Dar a inclus și întrebarea fă ceva cu timpul tău. În această direcție, GTD nu este chiar cel mai potrivit, sau ea creează fundalul, fundația, dar nu este vorba despre planificare. Aici aș recomanda să iei o carte Cel mai important lucru în primul rând, sau pur și simplu să mă opresc, să iau aer și să mă gândesc unde sunt acum, unde vreau să ajung, ce fac pentru asta... E mai mult pentru o altă dezbatere, dar GTD va permite unei persoane să se oprească și să ia o suflare.
De ce am nevoie pentru a folosi GTD? Trebuie să cumpăr unelte? Ce ai recomanda?
Desigur, metoda se referă în primul rând la obiceiuri adecvate, dar nu aș subestima alegerea instrumentului, deoarece afectează și cât de bine vom reuși să trăim cu metoda. Mai ales la început, când doar îți construiești încrederea în metodă, un instrument bun este foarte important. Aș putea recomanda vreo aplicație specializată, dar aș fi mai atent. Pentru începători, am avut o experiență bună cu Wunderlist, care este mai mult o „listă de sarcini”, dar unele proceduri pot fi deja încercate și învățate pe ea.
Dar unii oameni sunt mult mai confortabil cu o soluție de hârtie, care are farmecul ei, dar și limitele ei, cu siguranță nu este la fel de flexibilă la căutarea și filtrarea sarcinilor.
De ce metoda are mai multe aplicații software pentru Apple decât pentru Windows? Acest fapt se manifestă în vreun fel printre cei interesați de metodă?
Oferta pentru Windows nu este mică, dar este vorba în mare parte de instrumente care există mai degrabă decât să fie folosite. Prevalența aplicațiilor GTD pentru platforma Apple poate fi derivată și din grupurile care lucrează cu metoda - destul de des sunt freelanceri sau oameni din domeniul IT. Și dacă intrăm în lumea corporativă, este posibil să folosim Outlook direct pentru GTD.
Există o diferență între utilizarea GTD pentru studenți, manageri IT, mame care stau acasă sau chiar seniori?
Nu în principiu. Doar proiectele vor fi diferite, pentru unii va prevala o împărțire mai detaliată în pași individuali, în timp ce pentru alții va prevala lucrul cu rutine. Acesta este tocmai punctul forte al GTD, universalitatea sa.
Ce face metoda GTD atât de unică încât câștigă noi și noi fani?
Răspund parțial la aceasta prin răspunsurile anterioare la întrebări. GTD se bazează pe bunul simț, respectă funcționarea (și limitările) creierului, reprezintă o procedură de organizare a lucrurilor, iar aceasta nu trebuie să fie doar sarcini, ci și amenajarea biroului sau lucrurile din atelier. Este universal și poate ajuta cu siguranță la scurt timp după implantare, ceea ce văd ca un mare avantaj. Rezultatele sunt tangibile și imediate, ceea ce este necesar. În plus, poți începe să lucrezi cu el chiar și în perioada de presă. Dacă ai fi intenționat să începi să te gândești la misiunea ta, ar fi destul de dificil într-o grămadă de termene limită arzătoare.
Doar că aș fi atent cu acel cuvânt unic, mai degrabă o iau drept punctele ei forte. Fie că este unic, voi lăsa asta celor interesați. Mi se potrivește că GTD tocmai a venit în calea mea când am avut nevoie, m-a ajutat și de aceea l-am răspândit mai departe.
Cum arată GTD în afara Republicii Cehe? Cum este în țara de origine, SUA?
Tot ce pot spune este că prevalența și gradul de conștientizare par să fie mai mari în vest decât aici. Dar nu o urmăresc în mod deosebit, nu prea am de ce să o fac. Pentru mine contează propria mea experiență și cea a celor care mă contactează, care citesc site-ul mitvsehotovo.cz, sau care trec prin antrenamentele mele. Citesc și răsfoiesc bloguri specializate din străinătate, dar cartografierea stării GTD în lume este un domeniu care depășește nevoile mele în acest moment.
În schimb, cum este comunitatea fanilor GTD din Cehia?
M-am trezit trăind într-o realitate oarecum deformată. Înconjurat de un număr de utilizatori GTD, am avut o vreme impresia că era ceva atât de familiar până la urmă! Dar hei, marea majoritate a lumii din jurul meu nu a auzit niciodată de GTD și, în cel mai bun caz, poate folosi doar cuvântul de gestionare a timpului.
Ei bine, mai există și un grup ciudat de oameni care cred că GTD este transformat într-un fel de religie, dar nu știu cu adevărat de unde vine acel sentiment. Pentru că cineva care îl folosește își împărtășește experiența sau caută sfaturi și sfaturi de la alții?
Amploarea comunității fanilor GTD din Republica Cehă nu poate fi supraestimată. 376 de respondenți au răspuns la un chestionar de specialitate, care a fost creat în cadrul unei lucrări de diplomă, care ne-a surprins plăcut. Site-ul web Mítvšehotovo.cz este vizitat de aproximativ 12 mii de persoane pe săptămână, dar site-ul sa extins conceptual pentru a include alte domenii de dezvoltare personală, astfel încât acest număr nu poate fi luat ca un răspuns la interesul pentru GTD în Republica Cehă.
Tu participi la organizare Prima conferință GTD aici. De ce a fost creată conferința?
Percep în principal două impulsuri motivaționale de bază pentru conferințe: a) să permită întâlnirea comunității date, să se îmbogățească reciproc, b) să atragă cei nemarcați, oameni din afara acelui cerc și să-și extindă câmpul vizual cu ceva, poate chiar să educa...
Poate un începător sau un profan complet despre GTD să vină la conferință? Nu se va simți pierdut acolo?
Dimpotrivă, cred că această conferință a fost bucuroasă să primească începători sau neinițiați. Scopul nostru nu este să ne întărim, așa cum ne acuză unii cult al lui GTD, dar pentru a vorbi despre productivitate și eficiență, găsiți modalități de a pune lucrurile în ordine, de a echilibra viața profesională și cea personală etc. Și pentru aceasta este nevoie de viziunea celor care nu au auzit niciodată de vreo metodă sau încă le caută. Apropo - și eu sunt încă un căutător, deși antrenez GTD.
Încercați să atrageți cititorii noștri la conferință. De ce ar trebui să o viziteze?
Intuiția mea îmi spune că totul se va desfășura într-o atmosferă foarte plăcută. Mediul este frumos, echipa de oameni care îl organizează îmi este uman aproape, lectorii și invitații invitați sunt de calitate, ei spun că ar trebui să fie răcoritoare și mâncare excelente... Ei bine, cred că va fi pur și simplu un excelent zi!
Ce le-ai spune oamenilor care nu pot să țină pasul cu sarcinile lor în viața profesională și ar dori puțină ordine și în viața lor privată?
Alfa și omega sunt conștientizarea prețiozității cadoului pe care l-am primit și pe care îl primim în continuare, cu fiecare trezire într-o nouă zi. Că suntem, că trăim. Trăim într-un anumit spațiu și într-un anumit timp. Și tocmai acel timp este o cantitate cu atât de multe necunoscute încât ar trebui să-l urmăm mult mai mult. Putem economisi bani, îi putem împrumuta și de la cineva, timpul trece pur și simplu, indiferent cât de mult ne gândim la el. Ar fi grozav dacă am fi recunoscători pentru el și l-am aprecia. Numai atunci organizarea și planificarea pot avea sens și pot fi cu adevărat eficiente.
Dacă doriți să aflați mai multe despre metoda GTD, puteți veni și vedeți prima conferință GTD din Republica Cehă cu o întreagă serie de cei mai buni vorbitori și lectori în domeniul acestei metode. Site-ul conferinței și posibilitatea de înscriere se găsesc mai jos prin acest link.
Lukas, mulțumesc pentru interviu.
