Jiří Filip Mesaj comercial: Oferta actuală de pe piață pentru sistemele de management al afacerilor mici este cu adevărat largă. În același timp, alegerea software-ului potrivit este o decizie cu adevărat importantă. Până la urmă, nu vrei să afli în câteva săptămâni că ai făcut o alegere nepotrivită, să treci la altă aplicație și să antrenezi întreaga echipă de la început. Deci, cum navigați pe piața aglomerată și alegeți software-ul care va crește odată cu dvs., ținând pasul cu cele mai recente tendințe?
Consultați sfaturile noastre despre cum să alegeți cel mai bun sistem pentru afacerea dvs. și ce cerințe ar trebui să îndeplinească software-ul de informații.
De ce să folosiți un sistem de management al afacerilor mici?
Există multe motive pentru care o afacere ar trebui să folosească software pentru întreprinderi. Nu doar companiile mari, unde este o chestiune firească să mențineți organizarea în întreaga companie și în toate echipele. Dar și pentru companiile mici, unde un astfel de instrument de management al afacerilor poate fi un instrument puternic pentru îmbunătățirea proceselor companiei. Acest lucru duce la o creștere a competitivității și a succesului companiei pe termen lung.
Poate ești într-o situație în care compania ta folosește deja niște instrumente... unul pentru facturare, unul pentru comunicare, gestionezi cashflow-ul în Excel, în celălalt Excel ai o listă de clienți, un calendar, extrase și restul pe hârtie . Dacă această soluție vi se pare puțin haotică, atunci căutați un sistem mai cuprinzător care să acopere majoritatea nevoilor dvs. de management al afacerii într-un singur loc.
Principalele motive pentru care chiar și companiile mici ar trebui să implementeze un sistem de management al companiei:
- Îmbunătățirea eficienței și productivității: Efectiv sistemul informatic al intreprinderii permite automatizarea proceselor, reducerea erorilor în timpul introducerii sau copierii manuale a datelor și economii semnificative de timp. Acest lucru duce la îmbunătățirea eficienței și productivității lucrătorilor și crește performanța companiei.
- O mai bună gestionare a timpului: Un sistem de management al afacerii facilitează planificarea și organizarea timpului, sarcinilor și proiectelor, permițând angajaților să se concentreze mai mult asupra muncii lor și să reducă stresul.
- Partajarea și gestionarea informațiilor mai eficiente: Un sistem informațional de management ajută la gestionarea datelor și a informațiilor și permite un acces mai bun și partajarea datelor între diferite departamente și angajați. Acest lucru duce la o colaborare îmbunătățită între angajați, plus că aveți toate documentele importante într-un singur loc și asta înseamnă că nu mai căutați frenetic prin hârtii.
- Luare a deciziilor mai precisă și mai rapidă: Sistemul de management al companiei oferă informații în timp real despre stadiul proiectelor și activităților companiei, permițând luarea deciziilor mai rapidă și mai bine informată.
- Reducerea costurilor:Un sistem de informații pentru întreprinderile mici permite o mai bună planificare și control al veniturilor și cheltuielilor și ajută la identificarea zonelor în care costurile pot fi reduse.
Ce funcții să căutați într-un sistem de management al companiei?
Automatizare
Un sistem de management al afacerii ar trebui să permită automatizarea proceselor repetitive sau a activităților simple pentru a minimiza erorile și pierderea de timp cu sarcini repetitive. Automatizarea poate includ, de exemplu, facturarea recurentă, mementourile de plată, trimiterea automată de e-mailuri, generarea de rapoarte sau crearea de sarcini sau proiecte din șabloane. În acest fel, povara angajaților poate fi redusă, erorile pot fi reduse și eficiența muncii poate fi îmbunătățită.
Stocarea datelor în cloud
Utilizarea stocării de date în cloud poate permite partajarea mai ușoară și mai sigură a datelor în cadrul companiei, totul este clar într-un singur loc. De asemenea, permite accesul la date din orice loc și în orice moment, ceea ce crește eficiența muncii și permite schimbul rapid de informații. Stocarea datelor în cloud va fi apreciată și de toate companiile în care membrii echipei lucrează de la un birou de acasă, de exemplu.
Managementul sarcinilor
Software-ul de management al afacerii ar trebui să permită urmărirea și gestionarea ușoară a sarcinilor și a termenelor limită ale acestora. Aceasta poate include, de exemplu, programarea și atribuirea sarcinilor, urmărirea stării de finalizare a sarcinilor și reamintirea sarcinilor în așteptare. Datorită acestui lucru, membrii echipei pot distribuiți munca mai eficient, monitorizați-le volumul de muncă și finalizați toate sarcinile atribuite la timp.
Řízení proiectů
Sistemul de management al companiei ar trebui să permită un management eficient al proiectului, inclusiv planificarea, coordonarea și monitorizarea progresului proiectului. Aceasta include, de exemplu, planificarea bugetului, eficiența și rentabilitatea proiectelor. Un astfel de sistem permite companiei să-și gestioneze mai bine proiectele și să obțină rezultate și profituri mai bune.
În mod ideal, instrumentul ales ar trebui să ofere mai multe opțiuni pentru reprezentarea grafică a proiectelor, cum ar fi panouri Kanban, diagrame Gantt sau prezentări de ansamblu tabulare pentru o vizualizare clară a proiectelor, bugetelor, alocarea sarcinilor, starea și progresul.
CRM
Software-ul de afaceri ar trebui să includă și instrumente de management al relațiilor cu clienții (CRM). Acest lucru permite companiei să comunice mai eficient cu clienții și să gestioneze mai bine cerințele acestora.
Dacă sistemul vă permite să aliniați CRM cu alte procese, cum ar fi managementul proiectelor, facturarea, managementul contractelor sau planificarea fluxului de numerar, în cadrul unei singure platforme de management al afacerii, vă puteți vedea clienții dintr-o perspectivă de 360°.
Gestionarea volumului de muncă al angajaților
Funcția de gestionare a volumului de muncă al angajaților vă va ajuta să distribuiți mai eficient munca între membrii individuali ai echipei și astfel să obțineți volumul de lucru optim al acestora. Sistemul informatic al companiei ar trebui să permită planificarea timpului și a sarcinilor astfel încât acestea să fie distribuite corect și ca angajații să fie stresați corespunzător în funcție de abilitățile și performanța lor în muncă. În același timp, ar trebui să fie sistemul este capabil să monitorizeze sarcina și, dacă este necesar, să ofere o soluție adecvată, de exemplu prin redistribuirea sarcinilor sau creșterea numărului de angajați din echipa dată. Aceasta va permite creșterea productivității și satisfacția angajaților, care contribuie la succesul pe termen lung al companiei.
Sfaturi pentru alegerea celui mai bun software pentru întreprinderile mici
Atunci când alegeți software pentru afaceri mici, este important să vă identificați nevoile și să vă luați în considerare bugetul.
Luați în considerare, de asemenea, ușurința de implementare și utilizare a software-ului, capacitatea de integrare cu alte sisteme și software, aplicația mobilă și complexitatea caracteristicilor.
1. Identificați-vă nevoile:
Înainte de a începe să căutați software-ul potrivit, luați în considerare ce funcții și caracteristici aveți nevoie pentru a vă gestiona afacerea.
Rețineți că unele software oferă funcții specializate pentru anumite industrii, în timp ce altele sunt universale și pot fi adaptate la nevoile diferitelor industrii.
2. Ușurință de instalare și utilizare a software-ului:
Luați în considerare cât de repede puteți implementa software nou în afacerea dvs. și cât de ușor este de utilizat.
Găsirea de software cu o interfață intuitivă și o configurare ușoară poate economisi timp și reduce formarea angajaților. În mod ideal, software-ul are la dispoziție tutoriale online și videoclipuri de instruire pentru a vă ajuta cu instruirea, sau oferă consultații în care puteți consulta despre implementarea sistemului în compania dumneavoastră.
3. Soluții cu funcționalitate de management financiar:
O soluție software mai avansată cu funcționalitate de management financiar poate ajuta întreprinderile mici să urmărească și să gestioneze operațiunile financiare. Acest lucru vă va oferi o imagine de ansamblu asupra veniturilor și cheltuielilor în timpul curent și în viitorul apropiat sau îndeplinirea bugetelor. Puteți prezice evoluția fluxului de numerar pentru lunile următoare, profitabilitatea proiectelor și punctele slabe în care banii se scurg inutil în companie.
4. Posibilitatea de integrare cu alte sisteme și software:
Luați în considerare ce alt software utilizați și dacă noul software este compatibil și poate fi ușor integrat cu alte sisteme. O interfață programabilă accesibilă (API) este astfel esențială. Make este, de asemenea, o platformă de integrare populară, care permite integrarea și automatizarea avansată.
Căutarea de software cu funcții de import și export de date vă poate ușura munca și reduce la minimum introducerea manuală a datelor.
5. Luați în considerare bugetul dvs.:
Atunci când alegeți software, luați în considerare bugetul dvs. și încercați să găsiți o soluție care să corespundă nevoilor dvs. și să fie accesibilă pentru afacerea dvs.
Fiți atenți când comparați ofertele și luați în considerare dacă caracteristicile suplimentare merită prețul mai mare. O versiune de probă gratuită ar trebui să fie o chestiune normală.
6. Aplicația mobilă include:
Disponibilitatea unei versiuni mobile a sistemului de management al afacerii vă permite dvs. și angajaților dvs. să rămâneți conectați și receptivi în deplasare, indiferent de locația și echipamentul actual. Acest lucru este deosebit de important atunci când vine vorba de gestionarea echipelor și activităților hibride și la distanță.
Rețineți că aplicația mobilă ar trebui să fie ușor de utilizat și disponibilă pe diferite sisteme de operare.
7. Funcții de raportare cuprinzătoare:
O soluție software cu funcții de raportare cuprinzătoare poate ajuta întreprinderile mici să monitorizeze și să analizeze performanța afacerii dvs., să monitorizeze eficacitatea activităților, proiectelor și campaniilor dvs., astfel încât să puteți răspunde în mod flexibil la situațiile emergente.
În mod ideal, software-ul dvs. de companie va oferi informații valoroase asupra performanței dvs. financiare, progresul proiectelor și sarcinilor, capacitatea și utilizarea angajaților și multe altele. În plus, soluția avansată vă permite să vă creați propriile rapoarte grafice și să setați diverse criterii pentru agregarea și sortarea datelor.
8. Funcția de comunicare a componentelor:
Căutarea de software cu funcții de comunicare, cum ar fi instrumente de chat sau partajarea fișierelor, poate ajuta companiile să gestioneze eficient comunicațiile interne.
De asemenea, căutarea unui software care se poate integra cu alte instrumente de comunicare, cum ar fi apelurile video, poate fi utilă pentru o colaborare ușoară în echipă.
Ați selectat deja?
În calitate de proprietari de afaceri mici, avem multe de-a face și adesea nu este ușor să punem totul împreună. Soluția software potrivită pentru gestionarea afacerii dvs. vă poate oferi un mare avantaj față de concurența dvs. Veți obține dintr-o dată o imagine de ansamblu - a comenzilor și sarcinilor și a termenelor acestora, a clienților și a comunicării cu aceștia, a fluxului de numerar și a volumului de muncă individual al membrilor echipei. Veți economisi mult timp petrecut pe sarcini repetitive cu valoare adăugată scăzută. În schimb, vă puteți concentra energia pe inovație și soluții care vă vor duce afacerea înainte.
Autor: Caflou - Sistem de management all in one pentru companiile mici si mijlocii
Caflou vă va ajuta să gestionați eficient întreaga companie și finanțele acesteia. Vă va permite să monitorizați fluxul de numerar și să preziceți dezvoltarea lui viitoare. Vei scăpa de munca de rutină, vei reduce rata de eroare, vei îmbunătăți munca în echipă și vei crește performanța companiei. Toate într-un singur loc. De oriunde si la un pret accesibil.
